Zo maak je een Salesforce implementatie succesvol | Gen25

Zo maak je een Salesforce implementatie succesvol

Blog Jan Dost | 25-08-2020 Implementatie

Na lang wikken en wegen zijn jullie eruit: Jullie hebben voor Salesforce gekozen en er is een implementatie nodig om betere klantrelaties te realiseren of efficiënter te werken binnen jullie organisatie. Voor een succesvolle implementatie van Salesforce, heb je een partner nodig die precies weet wat de mogelijkheden binnen Salesforce zijn en hoe je het maximale uit je licenties haalt. Ongeacht de grootte van de organisatie, de industrie waar je in opereert, de complexiteit van het vraagstuk en of je nu je sales-, service- of marketingprocessen optimaliseert. Maar wat komt er eigenlijk allemaal kijken bij een Salesforce implementatie, hoe ziet de samenwerking eruit en wat verwachten we van jou als klant?

De kick-off van een Salesforce implementatie: van doelstellingen tot plan van aanpak

We vallen maar meteen met de deur in huis: dé Salesforce-implementatie bestaat niet. Simpelweg omdat iedere organisatie anders is en iedereen zijn unieke doelstellingen en uitdagingen heeft. We beginnen een project dan ook altijd met een kick-off. Ondanks dat we voor het tekenen van het noodzakelijke papierwerk al uitvoerig met elkaar hebben gesproken over de doelstellingen en wensen van de organisatie, is dat een belangrijke eerste stap.

Samen bespreken we de ambities rondom deze Salesforce implementatie, of de planning realistisch is en wat je verwacht van de Salesforce implementatie. Daarnaast bespreken we uiteraard de beschikbaarheid van je eigen mensen, het projectteam en ons plan van aanpak. Tot slot hebben we inzicht nodig in de processen binnen je organisatie. Door te weten hoe processen in elkaar zitten, kunnen wij beter adviseren en implementeren.

Het belang van change management

Als adviseur houden we je scherp door kritisch te zijn op de doelstellingen die je voor ogen hebt, maar ook op de haalbaarheid van het project. Tijdens de kick-off gaan we daarom dieper in op de verwachtingen van Salesforce. Het liefst bespreken we deze verwachtingen door alle lagen van de organisatie: van het hoger management tot de eindgebruikers. Het zal niet de eerste keer zijn dat de verwachtingen binnen een organisatie sterk uiteen lopen. Het is cruciaal voor het slagen van de implementatie dat iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft en achter het project staat. Denk daarom na over stappen die je kunt zetten op het gebied van change management om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.

Een succesvolle implementatie door draagvlak in de hele organisatie

Voor het creëren van draagvlak is het heel belangrijk om een vaste groep eindgebruikers te betrekken in het gehele implementatietraject. Niet alleen is hun input waardevol, maar bovenal doen zij veel kennis op gedurende het traject waardoor ze in staat zijn straks hun collega’s bijvoorbeeld een demo te geven. Het is voor de adoptie nou eenmaal een stuk beter als je directe collega jou uitlegt wat er verandert en hoe dit toegevoegde waarde biedt, dan dat een externe dit doet. Daarom zetten wij graag deze groep mensen in om uiteindelijk de eindgebruikers te trainen en te begeleiden in de transitie. Daarnaast maken we van deze groep vaak super users die meer kennis hebben dan de rest van de organisatie zodat zij andere kunnen trainen.

Wat verwachten we van jou als klant

Wij geloven dat een goede implementatie pas wordt bereikt als we nauw samenwerken op alle lagen van de organisatie. Dit start al bij de directie; communicatie van de top van de organisatie richting het team over de nut en noodzaak van de verandering is zeer belangrijk voor de adoptie. Daarnaast is het voor het succesvol verlopen van de implementatie van groot belang dat de projectleider binnen een organisatie voldoende mandaat heeft om beslissingen te nemen, draagvlak te creëren en invloed uit te oefenen op de adoptie van Salesforce binnen de organisatie. Op zijn minst heeft de projectmanager een sponsor of advocate nodig binnen het management. Tot slot is het natuurlijk belangrijk dat de juiste mensen beschikbaar zijn voor input, feedback en tests.

Technologisch specialisten aan de slag

Ons implementatieteam bestaat niet alleen uit technologisch specialisten zoals Salesforce-consultants en developers, maar ook uit een projectmanager met veel technische expertise en ervaring die als meewerkend voorman of -vrouw fungeert. Zo kan hij of zij jou niet alleen optimaal door het project leiden, maar ook het beste adviseren. Stel, je geeft bepaalde wensen aan waarvoor een hoge mate van customization gevraagd is bij de implementatie van je Salesforce-product, dan is het fijn als je een projectmanager hebt die jou een spiegel voorhoudt en je soms in laat zien dat dit wellicht niet altijd nodig is omdat je in the end meer waar voor je geld krijgt bij een standaardoplossing.

Het implementatieteam varieert in samenstelling, afhankelijk van het werk dat moet plaatsvinden. Op basis van een globaal ontwerp, maken wij de detaildesigns en gaan daarna aan de slag. Vaak werken we iteratief en plannen we 2 tot 3-wekelijkse sprints zodat we tussentijds resultaten kunnen zien we zo snel mogelijk waarde kunnen genereren voor onze klanten. Dit kan middels scrum, maar als klanten wat minder agile zijn, dan is dit niet noodzakelijk.

Hoe lang duurt een Salesforce implementatie?

We krijgen regelmatig de vraag hoe lang een Salesforce-implementatie duurt. Dat is van vele factoren afhankelijk en kan variëren van 10-15 dagen tot 2 of 3 maanden bij complexere processen. Alhoewel we de oplevering graag samen met onze klanten vieren, is het belangrijk te weten dat het niet eindigt bij de oplevering. Door continu te monitoren of je je doelstellingen behaalt, kun je snel ingrijpen als er verbeteringen moeten plaatsvinden om het maximale uit Salesforce te halen. Alles om ervoor te zorgen dat jouw medewerkers hun werk sneller, effectiever en slimmer kunnen doen. Niet alleen nu, maar zeker ook in de toekomst.